А если это ваш первый контакт, то вежливо будет обратиться не только по имени, но и по отчеству. Если знаете его, конечно.
5 советов по общению в электронной почте
1. Обращайтесь к собеседнику по имени
Подпишитесь на нашу рассылку, и мы отправим вам шаблон контент-плана.
Мы не о том, что нужно сразу панибратствовать или залетать в чатик как к коллеге [хотя тут тоже всё зависит от культуры внутри компании], а про заглавные буквы. Просто «вы» уже звучит уважительно. А «Вы» с заглавной буквы сейчас кажется чем-то из девяностых.
Кстати, тут мы иногда завидуем англоязычной коммуникации: там «you» — это про всё.
3. Не забывайте о теме письма и комментариях к прикреплённым файлам
Из темы должно было понятно, о чём пойдёт речь. «Отчёт по маркетингу за апрель 2022» — хорошо, «Готовый отчёт» — плохо, «(без темы)» — ещё хуже.
А комментарии к прикреплённым файлам помогут получателям быстрее с ними разобраться. Достаточно простых «Прикладываю запрошенный файл» и «Прикрепил 3 документа: Х, Y и Z». А самый топ — сразу прикреплять ссылку на онлайн-файл в том месте письма, где о нём идёт речь.
4. Не затягивайте с ответом
Давайте честно: когда мы пишем кому-то, то ждём оперативного ответа. Крайний приличный срок ответа на рабочий email — 24 часа.
Лучше отвечать сразу, как только увидели письмо, даже если какие-то вопросы не требуют срочности и объективно могут подождать. Даже в этом случае можно ответить «Спасибо, информацию получил, скоро вернусь».
5. Ставьте коллег в копию
Чтобы не дублировать важную информацию [а мы знаем, что при передаче из рук в руки она может ой как искажаться] и держать в курсе всех сопричастных.